Нягтлан бодох бүртгэл хөтлөх нь нэлээд няхуур ажил юм. Зарим төрлийн гэрээний нэхэмжлэх бүхий хавтсыг байгууллагад арав хүртэл жил хадгалж байх ёстой тул шаардлагатай бичиг баримтыг хүссэн үедээ олж авахын тулд тэдгээрийг бүрдүүлэх шаардлагатай.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Нэхэмжлэлийн дэвтэр хөтлөх. Бүртгүүлэхээр төлөвлөж буй баримт бичгийн бүх дугаарыг оруулна уу. Үүнийг цахим хэлбэрээр, тусгай програмаар эсвэл ердийн Excel хүснэгтээр хийх нь хамгийн сайн арга юм. Баримтын дугаар (ихэвчлэн холимог - тоон ба тоон) болон түүний огноог оруулна уу. Үе үе өгөгдлийг диск рүү дамжуулж, компьютер эвдэрсэн тохиолдолд архив нь бүрэн бүтэн, аюулгүй хэвээр байх болно.
Алхам 2
Хэрэв компанид нэгээс олон хуулийн этгээд байгаа бол олон нэхэмжлэлийн дэвтэр үүсгэх. Баримт бичгийг боловсруулахдаа нэн даруй зохих дугаарыг өгнө үү. Конвенцийг хэрэгжүүлэх. Жишээлбэл, "Золотая гөрөөс" ХК-д гаргасан нэхэмжлэхийг 123-ЗА, "Падишах" ХК-д 123-П гэж тэмдэглэ. Энэхүү нэхэмжлэхийг хийсэн гэрээ, гэрээний дугаарыг заавал бичнэ үү.
Алхам 3
Бүртгүүлэхээр нэхэмжлэхийг ав. Нүхний нүхээр хоёр нүхийг цоол. Баримтыг фолдерт буулгана уу. Үнэт цаасаа үрчийлгэхээс зайлсхийхийн тулд хүнд даацын холбогчийг ашигла. Тэднийг битгий битгий дүүргээрэй.
Алхам 4
Хоёрдахь хадгалах арга бол файлын хавтас юм. Тунгалаг бүрхүүлийг авч, түүнд нэхэмжлэхийг оруулна уу. Файлыг биндэрт байрлуулж, тусгай эзэмшигчидтэй хамгаалаарай.
Алхам 5
Фолдер бүрийг шошголох. Хуулийн этгээдийн аль падаан тэнд хадгалагдаж байгааг анхаарна уу. Баримт бичгийг цуглуулсан хугацааг бич.
Алхам 6
Гурван жилээс дээш настай нэхэмжлэхийг агуулахад илгээнэ үү. Амьсгалахад хялбар цаасан хайрцагт хавтаснуудыг нугалав. Хана дотор байгаа холбогч тоо, аль хуулийн этгээдэд харьяалагдахыг зааж өгнө. Баримт бичгийг бүртгэдэг програм дээр алийг нь агуулахад илгээсэн болохыг тэмдэглэ. Шаардлагатай тохиолдолд архивыг авч, шаардлагатай баримт бичгийг олох боломжтой болно.
